Podjetja se dandanes soočajo z različnimi izzivi in spremembami. Vsi procesi in aktivnosti v podjetju zahtevajo veliko usklajevanja, saj potekajo vzporedno in/ali soodvisno , zato jih ponavadi oblikujemo v projekte. Dobro vodeni projekti bodo v čim krajšem času s čim manjšimi stroški na najbolj kakovosten način prinesli rezultate in s tem nove vire, ki jih bodo podjetja lahko uporabila za nove projekte in nadaljnjo rast.
Izzivi so dandanes usmerjeni v pravočasno zaznavanje tržnih priložnosti in potreb različnih vrst uporabnikov, zato jih je treba zaznavati, razumeti, se jim prilagajati in se nanje odzivati v trženju, nabavi, razvoju, proizvodnji, izvajanju storitev in na drugih področjih.
Projekt je najboljši način za doseganje ciljev v organizaciji. Management projektov je izražanje namer organizacije v bodočnosti oz. premikanje od tam, kjer organizacija je, v novo želeno (planirano) stanje. Je način upravljanja in vodenja projektov.
Projekt je orodje sprememb in ima naslednje značilnosti:
- enkratnost,
- tveganje,
- vnaprej dogovorjeni izidi v določeni kakovosti,
- začetek in konec,
- natančno določenimi stroški in omejenimi viri.
Običajno se izvaja z začasnimi teami, ki povezujejo notranje in zunanje okolje. Za snovanje ciljev in pogojev za njihovo izvedbo ter kontrolo je odgovorno vodstvo. Vsako reševanje poslovnih situacij in problemov je neke vrste projektno delo.
Projekt
Je specifičen način vodenja nalog, ki imajo omejeno trajanje in se ne ponavljajo pogosto, torej je ciljno in časovno omejen proces. Projekti so lahko metoda dela pri razvojni in raziskovalni dejavnosti ali način organiziranja temeljnih dejavnosti v podjetju.
Vse vrste projektov naj bi imele podoben življenjski ciklus in ga je moč prepoznati kot zasnovo, planiranje, testiranje, izvedbo ter zaključek. Za njihovo uspešnost so pomembna subjektivna izhodišča, na katera ljudje lahko trajno in z uspehom vplivamo, ustvarjanje spodbudnega življenjskega in delovnega okolja zanje. Projekti ne morejo uspevati, če zanje ni ustreznih podlag.
Organizacijske strukture vodenja projekta
Kako bomo vodili projekte, je odvisno od odločitve, možnosti, razporeda sodelujočih in načina koordinacije. Vzpostavimo lahko šibko ali močno projektno strukturo.
- Šibka projektna struktura
Označuje jo malo formalnih predpisov in hierarhije, velika decentralizacija odločanja ter ustno in vodoravno komuniciranje. Delo poteka v timu, za koordinacijo pa določijo koordinatorja ali vodjo.
- Močna projektna struktura
Oblikuje se v t.i. razvojnih ali posebnih projektnih oddelkih. Značilna je močna hierarhična struktura, vodenje od vodje projekta navzdol. Vodja projekta je 100 % zaseden, pristojen in tudi odgovoren za izvajanje projekta.
Organiziranje projektne organizacije pomeni predvsem organiziranje odnosov med ljudmi, načina sodelovanja med njimi, usklajevanje akcij in vseh nalog in odgovornosti posameznih članov z namenom doseganja ciljev podjetja. Poleg usklajenega delovanja udeležencev s tem dosežemo tudi usklajenost projektov znotraj podjetja.
Metode projektnega vodenja
Za uspeh vodenja projektov uporabljamo različne metode projektnega vodenja. Izbiramo jih glede na potrebe uporabnika glede na obseg, trajanje in področje projektov. Ločiti jih moramo na tehnične, investicijske, organizacijske in druge vrste projektov. Pri tem izbiramo tudi ustrezno količino administracije, ki jo vodimo, da dosežemo ustrezno razmerje med obremenitvijo in koristmi. Določiti moramo torej minimalni okvir projektov, ki še zagotavljajo spremljanje, nadzor, dokumentacijo in kakovost.
Faze projekta
- inicializacija – zaznavanje potrebe po projektu in zagotovitev, da se projekt začne,
- načrtovanje – zamišljanje izvedljive delovne sheme, po kateri naj projekt zagotovi poslovno potrebo, ki je sprožila projekt,
- izvedba – usklajevanje ljudi in virov v želji uspešno izvesti planirano delo,
- kontrola – spremljanje napredovanja projekta in zagotavljanje, da so izpolnjeni cilji projekta,
- zaključek – pregled rezultatov projekta, dokumentiranje in formalen zaključek projekta
Pripravljalno fazo sestavlja inicializacija in načrtovanje projekta, definiranje ciljev, imenovanje vodje projekta, itd. Določitev ciljev je izrednega pomena za uspešnost projekta. Odločilno vpliva na določanje procesa finančnih virov, plana izvajanja in projektno organizacijo. Cilj pomeni planiran rezultat projekta in omogoča kontrolo njegove izvedbe.
Faza zagona nastopi po odločitvi, da se projekt izvede. Formira se projektni tim, določi način dela, definira se struktura (ključne aktivnosti in podaktivnosti), med katerimi se določi soodvisnost in prioritete izvajanja. Za učinkovito izvajanje je potrebno določiti ključne dogodke in se dogovoriti o načinu nadzora.
Načrtovanje projekta
- načrtovanje obsega – definiranje dokumenta, ki določa obseg projekta in predstavlja osnovo za nadaljnje projektne odločitve
- definiranje obsega – podrobnejša opredelitev posameznih projektnih ciljev na manjše, bolj obvladljive komponente,
- definiranje aktivnosti – ugotavljanje posameznih aktivnosti, ki morajo biti izvedene za zagotavljanje posameznih projektnih rezultatov,
- določitev zaporedja aktivnosti – ugotavljanje povezanosti in odvisnosti med posameznimi aktivnostmi,
- ocena trajanja aktivnosti – ugotavljanje dela potrebnega za izvedbo posameznih aktivnosti,
- časovna opredelitev aktivnosti – časovna opredelitev aktivnosti glede na njihovo povezanost, trajanje in vire,
- načrtovanje virov – določanje virov (ljudje, oprema, material), potrebnih za izvedbo aktivnosti,
- ocena stroškov – ocena predvidenih stroškov potrebnih za izvedbo posameznih aktivnosti,
- razvoj plana projekta – združevanje rezultatov posameznih podprocesov v skupen dosleden in jasen dokument.
- načrtovanje kakovosti – ugotavljanje standardov kakovosti, potrebnih pri projektu in ugotavljanje, kako jih zagotoviti,
- načrtovanje projektne organizacije – ugotavljanje in določanje projektnih vlog, odgovornosti in načina poročanja pri projektu,
- pridobivanje osebja – pridobivanje človeških virov, kompetentnih kadrov, potrebnih za izvedbo projekta,
- načrtovanje komuniciranja – določanje informacij in komunikacijskih kanalov v projektni organizaciji. Ugotavljanje kdo potrebuje informacije, kdaj jih potrebuje in kako mu bodo dostavljene.
- ugotavljanje tveganja – ugotavljanje potencialnih nevarnosti, ki bi lahko vplivale na uspešno izvajanje projekta,
- merjenje tveganja – kvalitativno ocenjevanje tveganja in možna povezava z rezultati projekta,
- načrtovanje nabave – določanje, kaj je potrebno nabaviti in kdaj,
- načrtovanje zahtev – dokumentiranje zahtev končnega produkta / storitve.
Izvedba projekta
- izvajanje projektnega/razvojnega plana – sledenje projektnemu planu z izvajanjem projektnih aktivnosti,
- preverjanje obsega – formalizirano sprejetje obsega projekta.
- zagotavljanje kakovosti – periodično preverjanje izvajanja projekta, z namenom da projekt zadovolji predpisane standarde kakovosti,
- razvoj projektnega/razvojnega tima – razvoj posameznikovih in skupinskih znanj za bolj učinkovito izvajanje projekta,
- distribucija informacij – zagotavljanje, da so potrebne informacije dostopne udeleženim na projektu v sprejemljivem času,
- izbira ponudnikov – izbiranje ustreznih dobaviteljev za potrebe nabave projekta,
- vzdrževanje pogodb – nadzor nad pogodbami z zunanjimi dobavitelji udeleženimi pri projektu.
Kontrola projekta
Proces vključuje poročanje o statusu, napredovanju projekta in napovedovanje nadaljnjih aktivnosti.
- kontrola celotnega projekta – koordiniranje sprememb vezanih na celoten projekt,
- kontrola obsega – spremljanje sprememb obsega projekta,
- kontrola časovnega plana – koordiniranje sprememb povezanih s časovnih planom projekta,
- kontrola stroškov – spremljanje sprememb pri stroških projekta,
- kontrola kvalitete – pregled rezultatov projekta in ugotavljanje, če se skladajo s kakovostnimi standardi opredeljenimi za projekt. Odstranitev faktorjev, ki vplivajo na nezadostno učinkovitost projekta.
- poročanje o stanju projekta – zbiranje in analiza informacij o izvedbi projekta.